Giới thiệu
Mỗi Ngày Hai Giờ Hiệu Quả sẽ mang đến những cách thức bất ngờ và thú vị giúp con người làm việc một cách năng suất nhất, từ quản lý nguồn năng lượng tinh thần đến việc để tâm hồn lơ đãng khi cần. Theo tác giả, chúng ta chỉ cần 120 phút để tạo ra điều khác biệt!
Cuốn sách là món quà tuyệt vời với
- Những ai đang chịu áp lực từ khối lượng công việc khổng lồ;
- Những người muốn tìm hiểu về điều kiện tâm lý và sinh học để con người đạt được năng suất tối đa;
- Những người làm việc tự do muốn tận dụng thời gian tốt hơn.
Người mang đến những thông tin hữu ích này là
Josh Davis, giáo sư hướng dẫn đồng thời là giám đốc nghiên cứu tại NeuroLeadership Institute. Những thành tựu trong lĩnh vực biểu hiện của nhận thức hay quy luật của cảm xúc đã mang về cho Davis tấm bằng tiến sỹ tâm lý của Đại học Columbia
Chương 1. Giá trị lớn nhất cuốn sách mang lại: Quy trình làm việc để đạt hiệu quả cao nhất.
Đôi khi bạn sẽ thấy mình bận rộn cả ngày nhưng cuối cùng lại chẳng hoàn thành được việc gì quan trọng. Dường như tất cả những gì bạn làm chỉ là một vài việc vặt vãnh và vô vị như kiểm tra hòm thư, tham dự các buổi họp, trả lời câu hỏi của đồng nghiệp. Làm thế nào để những việc đó không làm lãng phí thời gian của chúng ta?
Cuốn sách sẽ chỉ ra năm phương pháp giúp con người tối ưu hóa thời gian và nguồn năng lượng của bản thân, thay vì tiêu tốn vào những thói quen vô ích hằng ngày. Qua việc xây dựng nên những tiêu chuẩn của một ngày làm việc hiệu quả, tác giả sẽ giúp bạn luôn đảm bảo được ít nhất hai giờ năng suất mỗi ngày.
Trong những chương tiếp theo, bạn đọc sẽ được tìm hiểu về
- Cách tận dụng những sự gián đoạn bất ngờ;
- Lý do tại sao bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu để tâm hồn được lơ đãng đúng lúc;
- Khả năng giúp con người nâng cao hiệu suất làm việc của chất béo.
Chương 2. Để làm việc hiệu quả, đầu tiên bạn cần nhận ra những “điểm quyết định” của bản thân.
Hằng ngày, con người phải giải quyết rất nhiều công việc liên quan đến thói quen. Hãy nghĩ xem đã bao nhiêu lần bạn bắt đầu ngày mới bằng việc nhảy lò cò ra khỏi giường, vệ sinh cá nhân, thay quần áo, kiểm tra hòm thư và đi họp. Tất cả đều diễn ra trong vô thức, rất hiếm khi chúng ta dừng lại và tự hỏi xem liệu lịch trình hoạt động đó mang lại giá trị gì? Vì vậy, ta không hề biết rằng những thói quen đó đã lãng phí một khối lượng thời gian và năng lượng rất lớn.
Ví dụ như trường hợp của Doug, là một nhân viên phòng chiến lược, anh có nhiệm vụ phải viết bản báo cáo hoạt động của công ty mỗi tháng. Tuy nhiên, thay vì hoàn thành công việc quan trọng này, Doug lại thơ thẩn ngồi trả lời email đơn giản chỉ vì đó là thói quen hàng ngày của anh. Tình trạng này xuất hiện trong rất nhiều người, một trong những cách tốt nhất để thay đổi nó là nhận ra những “điểm quyết định” của bản thân.
Tại những điểm này, con người sẽ quyết định liệu một công việc có được hoàn thành hay bị bỏ dở, việc tiếp theo họ cần làm là gì. Ví dụ, một người đồng nghiệp đến rủ bạn đi ăn trưa trong khi bạn đang viết dở bản báo cáo, đây chính là lúc bạn cần nhận ra điểm quyết định của mình. Hoặc là ngồi lại và làm nốt bản báo cáo, hoặc là ra ngoài thư giãn và ăn uống.
Nếu có thể nhìn nhận khách quan các chọn lựa, bạn sẽ dễ dàng chọn ra được phương án nào mang lại nhiều lợi ích cho mình hơn, từ đó giảm thiểu tối đa những quyết định bồng bột.
Chương 3. Sử dụng hợp lý nguồn năng lượng tinh thần là bước tiếp theo để làm việc hiệu quả.
Để làm tròn trách nhiệm với nhiều công việc được giao, chúng ta buộc phải “cân đo đong đếm” tầm quan trọng của chúng. Nên trả lời email hay đi chuẩn bị cho cuộc họp ngày mai? Hãy lựa chọn sáng suốt, vì nguồn năng lượng trí óc của con người là có hạn.
Thật không may, bản thân việc chọn lựa cũng đã tiêu tốn của ta rất nhiều năng lượng và khiến trí óc mệt mỏi. Tình trạng này xảy ra khi bộ phận điều hành chức năng của não bộ bị quá tải. Đây là nơi giúp con người đưa ra quyết định quan trọng như lập kế hoạch, chỉnh sửa hay tiến hành.
Để tránh bị quá tải, hãy tập trung vào công việc quan trọng trước. Ví dụ, nếu tắt thông báo từ hòm thư điện tử khi có thư đến, bạn sẽ tiết kiệm được nguồn năng lượng mà trí óc đáng lẽ đã tiêu tốn khi liên tục phải cố gắng tập trung trở lại sau khi kiểm tra email.
Việc đưa ra quyết định, dù là những việc không quan trọng, cũng hao tốn nguồn năng lượng lớn hơn ta tưởng rất nhiều. Một số công việc mất nhiều năng lượng khác là giao tiếp, thực hiện song song các nhiệm vụ, lên kế hoạch cho dự án.
Tất nhiên chúng ra có thể né tránh tất cả những công việc đó, nhưng nếu nhận thức được tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, bạn sẽ có giải pháp phân bổ năng lượng của mình một cách hợp lý.
Hãy bắt đầu bằng cách xác định xem bạn chán nản và mệt mỏi nhất khi làm gì, sau đó đừng làm nó trước lúc bạn cần nỗ lực hết mình để giải quyết việc quan trọng hơn. Ví dụ, vào hôm bạn cần hoàn thành một bản báo cáo quan trọng, hãy khởi đầu ngày mới bằng việc đó thay vì ngồi kiểm tra và trả lời email.
Chương 4. Đừng cố gắng chống lại sự xao lãng nếu bạn muốn làm việc hiệu quả.
Chúng ta đều đã từng bị email, thông báo hay những điều bất ngờ xảy ra làm gián đoạn công việc đang dang dở. Duy trì sự tập trung hoàn toàn không phải điều dễ dàng, nhưng lý do đằng sau đó lại không tiêu cực như con người vẫn nghĩ.
Để hiểu rõ hơn về điều này, hãy cùng quay về thời xa xưa. Bạn nghĩ tổ tiên của chúng ta liệu có sống sót được nếu họ không thể ngay lập tức chuyển sự tập trung từ số hoa quả chín mọng trên cây sang những con hổ răng kiếm hung ác? Không hề, sự xao lãng là một đặc tính tự nhiên của não bộ. Và nếu chấp nhận sự thật đó, chúng ta sẽ dễ dàng kiểm soát những ảnh hưởng tiêu cực của nó tới hiệu quả công việc.
Không gian làm việc cũng có rất nhiều thứ làm gián đoạn công việc như máy tính hay điện thoại di động. Bên cạnh những đóng góp quan trọng trong quá trình làm việc, những thiết bị này cũng làm ngắt quãng sự tập trung của con người. Vì vậy, trước khi bắt tay vào việc, hãy tắt các tính năng gây gián đoạn của chúng như âm báo hay cửa sổ hiện tự động.
Vậy còn những việc xao lãng không ngờ tới như chiếc xe cứu thương đột ngột chạy qua với âm thanh chói tai? Không phải tất cả những sự việc ấy đều tiêu cực, đôi khi để cho tâm hồn được lơ đãng cũng là cách hữu hiệu để tập trung tốt hơn.
Nghe có vẻ phi lý, nhưng đây chính là sự thật. Một nghiên cứu được thực hiện bởi trường Đại học California năm 2012 đã chứng minh rằng khi con người phải làm công việc đòi hỏi sự sáng tạo như giải quyết vấn đề, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu thỉnh thoảng để tâm trí được thư thái. Nhưng làm cách nào để đảm bảo được rằng tâm hồn chỉ thư giãn một chút chứ không hoàn toàn “đình công”?
Để có thể “lơ đãng” một cách có kiểm soát, những công việc hằng ngày như lau chùi bàn ghế hay nấu bữa trưa sẽ là một gợi ý lý tưởng. Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động trong việc này bằng cách nhắc nhở bản thân rằng: “Tôi đang tạm thời thư giãn để quay lại với công việc quan trọng dang dở”. Những phương pháp này sẽ cho não bộ khoảng thời gian nghỉ ngơi “lành mạnh” để làm việc hiệu quả hơn.
Chương 5. Muốn làm việc năng suất, trước tiên chúng ta cần phải khỏe mạnh đã!
Nếu lợi ích về thể chất không đủ để thúc đẩy bạn tập thể dục, hãy xét tới khả năng củng cố sức mạnh tinh thần của nó. Điều này đã được chứng minh qua một nghiên cứu khoa học, trong đó những người tham gia được xem hình ảnh một chữ cái về màu sắc viết bằng những màu mực khác nhau (ví dụ chữ “màu vàng” được viết bằng mực xanh). Nhiệm vụ của họ là phải trả lời câu hỏi: “Chữ cái đó viết bằng màu mực gì?” hoặc “Chữ cái đó viết về màu gì?”. Câu trả lời nhanh và chính xác nhất thuộc về những người vừa tập xong một bài thể dục nhẹ nhàng. Kết quả trên đã chứng minh vai trò quan trọng của thói quen rèn luyện thể chất trong việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề.
Ngoài ra, những nghiên cứu khác cũng chứng minh rằng tập thể dục sẽ giúp con người tập trung tốt hơn. Vì vậy, khoảng thời gian sau khi trở về từ phòng tập thể hình sẽ là gợi ý lý tưởng cho bạn làm những công việc quan trọng.
Nhưng nếu bạn không có thời gian để tập thể dục? May mắn thay, một số loại thực phẩm cũng có khả năng giúp bạn tăng hiệu quả làm việc như carbohydrate và chất béo. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng nếu làm việc ngay sau khi vừa ăn thực phẩm chứa carbohydrate, bạn sẽ tập trung vào công việc hơn nhiều. Nhưng hiệu quả của nó không kéo dài được lâu, các chức năng điều hành của não bộ sẽ mệt mỏi trở lại chỉ sau một giờ.
Mặc dù khó tin nhưng sự thật là chất béo mang lại hiệu quả cao hơn so với carbohydrate. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng một số loại chất béo nhất định có thế nâng cao hiệu suất của não bộ trong vòng ba giờ sau khi ăn. Ngoài ra, những người bị thiếu nước cũng sẽ nhanh mệt mỏi và chán nản hơn nếu phải tập trung liên tục. Vì vậy, hãy cấp nước đầy đủ cho cơ thể nếu bạn muốn tăng hiệu quả làm việc.
Bên cạnh dưỡng chất nuôi cơ thể, những yếu tố xảy ra bên ngoài cũng đóng vai trò rất quan trọng với năng suất làm việc của con người. Bạn đọc sẽ được tìm hiểu kỹ hơn về điều này qua chương tiếp sau đây.
Chương 6. Hãy kiểm soát tiếng ồn, ánh sáng và những sự vật xung quanh bạn để tạo nên một không gian làm việc hiệu quả.
Bạn có phải là kiểu người cần sự im lặng tuyệt đối khi làm việc? Thực tế, những tiếng ồn như một vài cuộc đối thoại ngắt quãng hay bài hát sẽ kìm hãm khả năng tập trung và làm việc tốt nhất của con người.
Vì vậy, nếu muốn làm việc hiệu quả, hãy đóng cửa phòng làm việc để ngăn tiếng ồn hoặc tìm nơi nào đó không có ai làm phiền (phòng họp là một gợi ý lý tưởng). Ngoài ra, ánh sáng cũng là yếu tố tác động đến năng suất của con người. Trong đó, ánh sáng xanh và trắng có ảnh hưởng tích cực đến khả năng tập trung của con người, đồng thời chống lại sự mệt mỏi của não bộ.
Trong một nghiên cứu được thực hiện ở Anh, những người làm việc dưới ánh sáng trắng xanh sẽ tập trung tốt hơn những người làm việc dưới ánh sáng trắng (với điều kiện các yếu tố khác giống nhau).
Nhưng nếu không có điều kiện để cải thiện ánh sáng, vẫn có một yếu tố khác bạn có thể thay đổi để tăng năng suất lao động: sự bừa bộn. Tất cả những mảnh giấy vụn hay vài đồ vật bừa bãi sẽ làm đứt quãng sự tập trung của bạn. Ngoài ra, nếu không gian làm việc cho phép, thỉnh thoảng hãy đứng dậy đi lại, bạn sẽ bất ngờ trước hiệu quả mà hành động này mang lại cho khả năng tập trung và làm việc hiệu quả.
Vì vậy, sau khi đọc hết bản tóm tắt này, hãy rời khỏi chiếc ghế quen thuộc và đi loanh quanh một lát. Khi quay lại, bạn đã sẵn sàng áp dụng những “bí kíp” mà mình học được từ cuốn sách để mang lại cho bản thân “hai giờ năng suất”.
Kết luận
Bạn sẽ có được ít nhất hai giờ làm việc hiệu quả nếu làm theo năm “bí kíp” sau: nhận thức được “điểm quyết định” của bản thân, sử dụng hợp lý nguồn năng lượng tinh thần, nhìn ra mặt tích cực của sự xao lãng, tăng cường sức khỏe và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Qua đó, bạn sẽ nạp đủ năng lượng cho cơ thể và trí óc để sẵn sàng làm việc hết công suất.
Bài học rút ra
Hãy tập thể dục!
Mỗi lúc cảm thấy mệt mỏi, thiếu tập trung thì một bài thể dục nhẹ nhàng là “liều thuốc” phù hợp nhất. Hãy nhớ rằng không phải chỉ ở phòng gym mới có thể tập luyện, chỉ cần một số bài vận động nhẹ nhàng như đi loanh quanh khu vực quanh văn phòng hay leo vài tầng cầu thang cũng giúp tinh thần bạn thoải mái, linh hoạt và tập trung hơn rất nhiều.
Tóm tắt sách Mỗi Ngày Hai Giờ Hiệu Quả
Dịch từ Blinkist
