Giới thiệu
Quyển sách này nói về điều gì?
“5 điểm chết trong Team Work” (2002) đưa ra quan điểm cho rằng trong một nhóm luôn tồn tại những bất đồng. Để giải quyết vấn đề này, trưởng nhóm đóng vai trò rất quan trọng giúp kết nối các thành viên lại với nhau. Trong cuốn sách, tác giả sẽ đưa ra những phương pháp giúp trưởng nhóm thực hiện được điều này.
Quyển sách này dành cho ai?
- Bất kỳ ai quan tâm tới cách thức nâng cao tinh thần đồng đội
- Những người quan tâm tới phương pháp quản lý và lãnh đạo để tạo ra tinh thần đồng đội
- Bất kỳ ai quan tâm tới việc tạo ra động lực cá nhân tại nơi làm việc
Về tác giả
Patrick Lencioni là chủ tịch của công ty tư vấn quản lý The Table Group. Những cuốn sách bán chạy nhất trước đây của ông bao gồm: Vượt qua năm chức năng của một đội, Cái chết bởi sự gặp gỡ và im lặng, Chính trị và Cuộc chiến trên sân cỏ. Năm 2008, CNN Money liệt kê ông là một trong “mười chuyên gia mới mà bạn nên biết.”
1
Cuốn sách này sẽ chỉ cho bạn cách để xây dựng và gìn giữ tinh thần đồng đội tuyệt vời
Bất cứ ai đã từng làm việc nhóm đều biết rằng làm việc theo nhóm là vô cùng quan trọng và cũng không kém phần khó khăn. Thật vậy, một tinh thần đồng đội tuyệt vời không xảy ra một cách tình cờ mà nó đòi hỏi sự nỗ lực và sự phối hợp giữa tất cả mọi người. Điều này xuất phát từ vấn đề bất đồng quan điểm của các đội nhóm. Tức là, mỗi người trong nhóm là một cá nhân không hoàn hảo. Họ đều có cái tôi và mục tiêu riêng.
May mắn là chúng ta hoàn toàn có thể nâng cao tinh thần đồng đội bằng cách áp dụng một vài phương pháp và quy tắc nhất định. Việc hiểu được những nguyên tắc này là rất quan trọng đối với bất kỳ trưởng nhóm nào.
Ví dụ, các trưởng nhóm cần phải xây dựng lòng tin để giúp các thành viên thoải mái tham gia vào nhóm và hạn chế xung đột. Bên cạnh đó, họ cũng phải giám sát và xây dựng mục tiêu chung để mọi người trong nhóm gắn kết hơn. Và cuối cùng, bản thân họ cũng cần phải làm gương cho các thành viên khác trong nhóm.
Qua đây, bạn cũng sẽ biết được nhiều yếu tố quan trọng trong hoạt động nhóm như:
- Tại sao việc tập trung vào hoạt động nhóm lại quan trọng ngay cả khi mỗi cá nhân đều đã rất tuyệt vời.
- Tại sao niềm tin đóng vai trò quan trọng. Và tại sao các thành viên trong nhóm cần cởi mở chia sẻ những khiếm khuyết và sai lầm để xây dựng niềm tin.
- Làm cách nào để khuyến khích các thành viên tập trung vào mục tiêu chung của nhóm hơn là mục tiêu cá nhân.
2
Làm việc theo nhóm mang lại lợi thế to lớn và bạn nên biến nó trở thành ưu tiên hàng đầu
Mặc dù rất khó để xác định được điều gì làm cho một nhóm trở nên tuyệt vời. Nhưng có một điều mà ai ai cũng biết, đó là “một cây làm chẳng nên non, 3 cây chụm lại nên hòn núi cao”. Chẳng hạn như trong bóng đá, dù các thành viên trong đội chơi ở mức bình thường nhưng có sự phối hợp tuyệt vời thì vẫn sẽ đánh bại được đội có nhiều cầu thủ ngôi sao nhưng phối hợp kém hơn.
Vậy tại sao ngay cả những đội tài năng nhất cũng có xu hướng hoạt động kém hiệu quả khi thiếu tinh thần đồng đội?
Đó là do họ lãng phí thời gian và sức lực để đấu đá lẫn nhau. Điều này dẫn đến việc tinh thần bị xuống dốc, kém tập trung và làm mất đi giá trị của bản thân.
Hãy xem xét ví dụ về công ty công nghệ DecisionTech ở Thung lũng Silicon. Công ty này từng được xem là một công ty khởi nghiệp cực kỳ triển vọng cho đến khi tình hình của nó trở nên tồi tệ một cách nhanh chóng. DecisionTech gặp khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng mặc dù họ có cả một đội đội ngũ điều hành giàu kinh nghiệm, một nhóm kỹ sư rất tài năng và có nhiều nhà đầu tư hơn hầu hết các công ty mới thành lập khác.
Nguyên nhân sâu xa là do ban lãnh đạo công ty bị thiếu tinh thần đồng đội. Trong một nhóm gồm toàn những người đầy tham vọng và thành công, cái tôi cá nhân và sự cạnh tranh có thể cản trở khả năng làm việc nhóm của họ.
Đáng mừng là điều này có thể thay đổi được. Đây chính xác là những gì Kathryn Peterson đã làm với tư cách là Giám đốc điều hành mới của DecisionTech. Bà ấy ưu tiên làm việc theo nhóm hơn cả việc đạt được các mục tiêu tài chính trước mắt. Bằng cách đó, Kathryn Peterson đã giúp công ty đi đúng hướng.
Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu xem tại sao sự tin tưởng là cơ sở của mô hình làm việc nhóm nhé.
3
Làm việc nhóm được xây dựng dựa trên sự tin tưởng và lòng tin của các thành viên. Điều này xuất phát từ việc chia sẻ cởi mở về những khiếm khuyết và sai lầm của họ
Hầu hết mọi người đều biết rằng các mối quan hệ được xây dựng dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Và đây cũng chính là nền tảng của một tinh thần đồng đội tuyệt
või.
Để một nhóm hoạt động tốt, các thành viên phải tin tưởng lẫn nhau. Khi đó, họ sẽ mở lòng hơn và thậm chí sẵn sàng chia sẻ về những chủ đề khó nói hay nhạy cảm. Từ đó giúp tìm ra các giải pháp tốt nhất một cách nhanh chóng. Nếu không có sự tin tưởng, một số vấn đề quan trọng có thể bị né tránh hay không được suy xét kỹ lưỡng và dẫn đến các quyết định kém hiệu quả.
Khi người đứng đầu bộ phận bán hàng tại DecisionTech ra đi, công ty cần một người thay thế vị trí trưởng phòng kinh doanh và Carlos Amador, người đứng đầu bộ phận hỗ trợ khách hàng, đã đứng ra tự ứng cử. Tuy nhiên, lại có nhiều ý kiến cho rằng các thành viên khác có kinh nghiệm tốt hơn và phù hợp hơn với công việc. Vì đã có sự tin cậy vững chắc nên họ cảm thấy thoải mái hơn khi nêu lên ý kiến này. Về phía Carlos, anh ấy cũng không cảm thấy bị xúc phạm và chấp nhận rằng giám đốc điều hành sẽ là một ứng cử viên sáng giá hơn.
Có thể thấy rằng, nếu cả đội không tạo dựng được niềm tin từ trước, tình huống này có thể dẫn đến một cuộc xung đột và Carlos sẽ không chấp nhận lùi bước.
Vậy làm thế nào để có thể xây dựng được niềm tin?
Nói một cách đơn giản, các thành viên trong nhóm cần sẵn sàng chấp nhận những tổn thương có thể xảy đến. Điều này không dễ thực hiện, vì trong thế giới ngày nay, mọi người thường chỉ học cách cạnh tranh và bảo vệ lợi ích của chính họ.
Tiếp đó, mọi người cần phải nỗ lực để loại bỏ sự tự vệ không cần thiết và sẵn lòng chia sẻ những thiếu sót, sai lầm của bản thân với những người đồng đội khác. Bằng cách này, mọi người mới có thể thấy được đồng nghiệp không hề có ý xấu và từ đó tạo nền móng cho sự tin tưởng và phát triển.
Nhưng ai sẽ là người đầu tiên sẵn sàng chia sẻ những điều này? Hãy cùng tìm hiểu qua những phần sau đây nhé!
4
Trưởng nhóm là người đầu tiên cần thừa nhận những sai lầm cũng như khiếm khuyết của bản thân để xây dựng sự tin tưởng trong nhóm
Niềm tin là nền tảng của sự gắn kết tinh thần đồng đội. Đó cũng chính là lý do tại sao một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của trưởng nhóm là khuyến khích các thành viên khác xây dựng lòng tin.
Niềm tin được xây dựng khi các thành viên trong nhóm chia sẻ những thiếu sót, khiếm khuyết và sai lầm của họ một cách cởi mở mà không sợ bị phán xét.
Tại DecisionTech, để khuyến khích xây dựng lòng tin, Kathryn đã tiến hành một phiên họp để các thành viên trong nhóm chia sẻ về điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. Bài tập đơn giản này đã giúp cả nhóm bắt đầu tin tưởng lẫn nhau hơn.
Tuy nhiên, bước đầu tiên và quan trọng nhất để thực hiện điều này nằm ở trưởng nhóm. Trưởng nhóm phải là người đầu tiên dám đứng lên chỉ ra những khiếm khuyết của bản thân. Điều này sẽ tạo ra bầu không khí cởi mở và khiến mọi người thoải mái chia sẻ hơn.
Ví dụ, tại DecisionTech, Kathryn đã sớm chia sẻ những thiếu sót của mình để bắt đầu quá trình xây dựng lòng tin. Cô ấy kể về những sai lầm trong quản lý mà cô ấy đã mắc phải trong quá khứ và thừa nhận việc mình từng bị sa thải một lần trước đó.
Sự sẵn sàng chia sẻ về khiếm khuyết của người lãnh đạo sẽ khuyến khích cấp dưới làm điều tương tự.
Ở phần tiếp theo, bạn sẽ biết được lý do tại sao lòng tin là yếu tố quan trọng thúc đẩy những xung đột mang tính xây dựng.
5
Nếu mọi người tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ sẵn sàng tham gia vào các cuộc tranh luận mang tính xây dựng và đưa ra quyết định tốt hơn
Hầu hết mọi người đều nghĩ xung đột là một yếu tố tiêu cực. Nhưng trên thực tế, xung đột đóng vai trò quan trọng giúp chúng ta đưa ra những quyết định tốt nhất có thể.
Ta thấy rằng việc tự do tranh luận về ưu điểm và khuyết điểm của một ý tưởng sẽ góp phần đưa ra kết quả tốt hơn. Vì vậy, không phải cuộc xung đột nào cũng có hại. Tuy nhiên, những cuộc xung đột này phải có tính xây dựng cho vấn đề hiện tại chứ không phải cho những vấn đề không liên quan khác.
Nếu thiếu sự tin tưởng, các thành viên trong nhóm thường không thích xung đột và tránh thảo luận về các chủ đề dễ gây tranh cãi. Họ thường ít nêu lên ý kiến và chia sẻ về những mối quan tâm thực sự của mình. Họ không muốn đụng độ lẫn nhau để duy trì sự hoà hợp giả tạo trong nhóm.
Ví dụ, khi Kathryn lần đầu tiên đến DecisionTech, cô ấy nhận thấy rằng hầu như không có bất kỳ sự bất đồng ý kiến nào trong cuộc họp của đội ngũ lãnh đạo. Điều này xuất phát từ việc họ không đủ tin tưởng lẫn nhau để thảo luận về những vấn đề quan trọng nhưng dễ gây tranh cãi.
Vì vậy, nếu xung đột mang tính xây dựng là yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định tốt nhất thì rõ ràng việc xây dựng lòng tin là vô cùng cần thiết. Bởi nó chính là nền tảng giúp đưa ra giải pháp tốt nhất cho bất kỳ vấn đề nào.
Khi các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau, họ sẽ cảm thấy thoải mái để tranh luận về cả những vấn đề phức tạp. Bởi vì tất cả đều hiểu rằng những điều họ nói ra là vì muốn tốt cho nhóm.
Để thúc đẩy các cuộc tranh luận tại DecisionTech, Kathryn khuyến khích sự tin tưởng thông qua việc nỗ lực xây dựng nhóm. Và cuối cùng, các thành viên trong nhóm đã phát triển mối quan hệ tốt đến mức họ bắt đầu tham gia tranh luận về những vấn đề mà trước đây mọi người không dám đề cập tới. Có thể thấy, chính niềm tin đã thúc đẩy các cuộc tranh luận và xung đột mang tính xây dựng, từ đó giúp nhóm hoạt động hiệu quả và có nhiều quyết định đúng đắn hơn.
Nhưng nếu nhóm không đạt được sự đồng thuận thì sao? Sớm thôi bạn sẽ biết được điều này không hề tệ như bạn tưởng.
6
Mọi người phải cam kết với quyết định cuối cùng, ngay cả khi không có sự đồng thuận hoặc không chắc chắn về sự đúng đắn của nó
Trên thực tế, chỉ có một số ít người được tham gia vào các cuộc họp. Và những người còn lại thì chỉ có thể đoán già đoán non về những quyết định được đưa ra trong cuộc họp đó mà không thể làm gì khác.
Một trong những đặc điểm quan trọng của các nhóm làm việc hiệu quả là họ có thể đưa ra quyết định cuối cùng và sau đó quyết tâm thực hiện nó. Bởi vì họ biết rằng thà có một quyết định chưa đồng thuần, còn hơn không có quyết định nào được đưa ra. Đặc biệt là trong những trường hợp quan trọng.
Họ sẽ cam kết để đảm bảo rằng các thành viên có trách nhiệm với những quyết định đó. Trong đội ngũ lãnh đạo của một công ty, việc thiếu chắc chắn sẽ dễ làm lệch lạc các mục tiêu và sự ưu tiên. Và những điều này càng trở nên nghiêm trọng hơn khi truyền tải quyết định xuống cấp nhân viên.
Vậy làm thế nào để đạt được điều này?
Rất khó để tìm thấy sự đồng thuận vì trong một nhóm tồn tại nhiều quan điểm và ý kiến khác nhau. Để tạo ra sự đồng thuận trong bối cảnh như vậy, chúng ta thường phải tìm ra một giải pháp làm hài lòng tất cả mọi người và điều này là bất khả thi.
Thay vào đó, một đội ngũ giỏi hiểu rằng sự đồng thuận ở đây có nghĩa là tất cả mọi người đều cam kết với quyết định cuối cùng. Ngay cả khi quyết định đó không phải là điều họ mong muốn.
Để đạt được điều đó, các nhóm đảm bảo mọi người đều có cơ hội bày tỏ ý kiến của mình. Điều này khiến mọi người cảm thấy họ đang được lắng nghe. Chính vì thế, mọi người thường sẽ hài lòng khi ý kiến của họ đã được xem xét và giải quyết dù cho kết quả cuối cùng như thế nào đi chăng nữa. Do đó, trong các nhóm giỏi, bạn thường thấy mọi người cam kết trách nhiệm với quyết định cuối cùng của nhóm ngay cả khi trước đó họ đã phản đối ý kiến đó.
7
Một nhóm hoạt động hiệu quả luôn có trách nhiệm lẫn nhau
Một trong những điều khó chịu nhất thường xảy ra khi hoạt động nhóm là việc bạn phải nhắc nhở đồng nghiệp rằng họ đang làm việc kém hiệu quả hoặc cư xử không phù hợp. Điều này thật khó xử vì hầu hết mọi người cảm thấy bạn đang chen vào công việc của họ hoặc đang cố đề cao bản thân so với đồng nghiệp.
Tuy nhiên, nếu các thành viên trong nhóm không nhắc nhở lẫn nhau trong những trường hợp như vậy thì sẽ khiến mọi người thiếu trách nhiệm hơn. Điều này dẫn đến việc trễ thời hạn, kết quả trung bình và hiệu suất làm việc kém. Bên cạnh đó, trưởng nhóm sẽ phải chịu gánh nặng về việc làm gương trong vấn đề kỷ luật.
Ví dụ, tại DecisionTech, khi một nhân viên thực hiện việc phân tích đối thủ cạnh tranh trễ hơn so với thời hạn, Kathryn đã khiển trách những người còn lại trong nhóm. Bởi lẽ ra, những người còn lại trong nhóm đã phải nhắc nhở lẫn nhau và thúc đẩy trưởng nhóm hoàn thành công việc trước thời hạn.
Trong một số nhóm, khi các thành viên có mối quan hệ tốt đẹp, họ thường không muốn nhắc nhở lẫn nhau vì lo sợ mối quan hệ bị rạn nứt. Trớ trêu thay, sự miễn cưỡng này thậm chí có thể làm hỏng các mối quan hệ đó. Bởi vì họ sẽ bắt đầu cảm thấy bực bội khi thành viên khác không đáp ứng được kỳ vọng và trượt khỏi các tiêu chuẩn làm việc của nhóm.
Tuy nhiên, thành viên của các đội ngũ giỏi luôn có trách nhiệm với nhau và điều này thực sự cải thiện mối quan hệ của họ. Họ cùng tôn trọng và thúc đẩy lẫn nhau để đáp ứng được tiêu chuẩn của nhóm. Khi có sự tin tưởng, các thành viên được nhắc nhở để thực hiện tốt hơn sẽ hiểu rằng những người đồng đội làm điều này vì lợi ích chung chứ không phải vì cá nhân họ.
Có thể thấy rằng, áp lực từ bạn bè, đồng nghiệp là phương pháp hữu hiệu nhất để duy trì các tiêu chuẩn về hiệu suất làm việc trong nhóm. Khi chịu áp lực từ nỗi lo sợ làm ảnh hưởng tới đồng đội, họ sẽ làm việc chăm chỉ để cải thiện hiệu suất của mình.
Đây là lý do tại sao việc có trách nhiệm với các thành viên khác là một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu suất của nhóm.
8
Một nhóm giỏi sẽ tập trung vào kết quả tập thể hơn là các mục tiêu cá nhân
Mỗi đội đều có những mục tiêu riêng mà họ mong muốn đạt được. Cho dù đó là gì, các thành viên trong nhóm hiểu rằng mục tiêu chung này phải được ưu tiên thực hiện hơn là mục tiêu cá nhân.
Ví dụ, chồng của Kathryn là một huấn luyện viên bóng rổ và ông đã phải loại một trong những cầu thủ tài năng nhất của mình. Vì cầu thủ này không quan tâm tới sự thắng thua của đội mà tất cả những gì anh ấy quan tâm chỉ là mình ghi được bao nhiêu điểm. Tóm lại, cầu thủ này xem mục tiêu cá nhân của anh ấy quan trọng hơn mục tiêu của đội. Và vì vậy anh ấy phải ra đi.
Nếu những người như thế này vẫn còn hoạt động trong đội thì sẽ ảnh hưởng tới mục tiêu chung và khiến đội hoạt động kém hiệu quả. Bởi việc các thành viên tập trung vào sự nghiệp riêng khiến tiến độ bị đình trệ. Cuối cùng, những thành viên đã làm việc vì mục tiêu chung sẽ nghĩ rằng đây không phải là một nhóm tốt cho họ và vì thế, họ sẽ rời đi. Điều này càng khiến cho tình hình trở nên tồi tệ hơn.
Việc xác định mục tiêu chung một cách rõ ràng và có thể đo lường được là rất quan trọng.
Nếu có mục tiêu chung rõ ràng, mỗi thành viên trong nhóm sẽ tập trung hơn vào mục tiêu chung thay vì tập trung vào mục tiêu cá nhân của họ.
Ví dụ, tại DecisionTech, mục tiêu chung là có 18 khách hàng vào cuối năm và tất cả mọi người đoàn kết với nhau để thực hiện nó.
Khi mục tiêu chung được thống nhất, các thành viên trong nhóm sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau ngay cả khi điều đó không thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
Tại DecisionTech, điều này thể hiện ở việc bộ phận kỹ thuật sẵn sàng làm hết mình để giúp bộ phận bán hàng ra mắt sản phẩm. Đây là cách tốt nhất mà họ có thể làm để có được nhiều khách hàng hơn và đạt được mục tiêu chung.
9
Các đội giỏi thường dành nhiều thời gian cho nhau và giúp họ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn
Một chiếc thuyền sẽ chẳng đi đến đâu nếu mỗi người ra sức chèo theo một hướng khác nhau. Tương tự như vậy, một đội sẽ chẳng đi đến đâu nếu họ không thống nhất được nơi họ sẽ đến.
Làm thế nào để giải quyết những vấn đề mơ hồ và do dự như vậy?
Việc gặp gỡ thường xuyên sẽ mang lại nhiều lợi ích bởi những lý do sau đây.
Thứ nhất, nó giúp các thành viên tạo mối quan hệ tốt và tăng cường sự tin tưởng. Từ đó giúp họ giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Thứ hai, xung đột sẽ dễ dàng được giải quyết theo phương thức trực tiếp hơn. Khi mọi người cùng có mặt tại một nơi, những lý lẽ và lập luận của họ được đưa ra ngay tại đó khiến thời gian giải quyết xung đột nhanh hơn rất nhiều.
Thứ ba, trong một cuộc họp trực tiếp, các thành viên trong nhóm sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về những gì thành viên khác đang làm. Từ đó, họ cũng biết được liệu các kỹ năng của mình có thể áp dụng vào những lĩnh vực khác để giúp đỡ được đồng đội của mình hay không.
Ví dụ: tại DecisionTech, Kathryn “buộc” các thành viên trong nhóm dành nhiều thời gian hơn cho nhau. Mỗi quý, sẽ có khoảng 8 ngày để dành cho các cuộc họp như cuộc họp hàng năm, cuộc họp hàng quý, cuộc họp nhân viên hàng tuần và các cuộc họp đột xuất.
Tóm lại, những cuộc họp và sự tiếp xúc thường xuyên sẽ giúp các nhóm hoạt động hiệu quả. Điều này giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
Tổng kết
Thông điệp chính của cuốn sách này là:
Làm việc theo nhóm mang lại rất nhiều lợi thế. Tuy nhiên, điều này lại rất khó khăn vì các tổ chức phải đối mặt với những bất đồng tự nhiên khó tránh khỏi. Bằng cách xây dựng lòng tin, tham gia vào các cuộc tranh luận có tính xây dựng, cam kết với quyết định được đưa ra và yêu cầu các thành viên có trách nhiệm hơn với mục tiêu chung sẽ giúp chúng ta xây dựng thành công tinh thần đồng đội.
Những ý tưởng hữu ích từ cuốn sách này là:
Thứ nhất, nếu bạn là trưởng nhóm và bạn muốn xây dựng lòng tin bằng cách khuyến khích người khác chia sẻ những khiếm khuyết của họ, thì bạn cần phải làm điều đó trước tiên. Bạn có thể chia sẻ một số câu chuyện cá nhân và sau đó yêu cầu người khác làm điều tương tự. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng các bài kiểm tra tính cách như trắc nghiệm Chỉ số phân loại Myers-Briggs cho các thành viên trong nhóm để giúp họ hiểu nhau hơn.
Thứ hai, dù ở bất kỳ vị trí nào trong nhóm, hãy mạnh dạn đặt ra các tiêu chuẩn và mục tiêu công khai. Ngoài ra, hãy yêu cầu được theo dõi và đánh giá tiến độ thường xuyên. Điều này sẽ giúp mọi người tập trung hơn vào mục tiêu của nhóm và khuyến khích họ có trách nhiệm với nhau hơn. Cuối cùng, đừng quên đặt ra phần thưởng dành cho mọi người khi cùng nhau thực hiện mục tiêu chung.
Tóm tắt sách 5 Điểm Chết Trong Team Work
Wiki Sách tóm tắt
